Ablauf

1. Wer kann eine Befragung mit dem Schul-Tool anlegen?

Jede Schule in Baden-Württemberg kann sich mit der E-Mail-Adresse ihres Dienststellenpostfachs im Schul-Tool registrieren und ein eigenes Passwort festlegen.

2. Vorbereitung

Nachdem Sie sich für die Initiierung einer Schulbefragung entschieden haben, legen Sie in den Gremien die konkreten Inhalte der Befragung fest. Dabei nutzen Sie entweder den vollständigen Fragebogen mit sämtlichen angebotenen Inhalten oder stellen selbst einen Fragebogen zusammen, indem Sie einen oder mehrere Bausteine auswählen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, eigene Fragen hinzuzufügen. Weiterhin entscheiden Sie bei jedem Befragungsinhalt, welche Gruppen Sie befragen wollen. In Abhängigkeit vom Befragungsinhalt können Sie folgende Befragungsgruppen wählen:

  • Schülerinnen und Schüler (S)
  • Lehrkräfte (L)
  • Eltern (E)

Im Anschluss an die Aktivierung der Befragung erhalten Sie gruppenspezifische TAN-Listen (TAN = TransAktionsNummer) für den Zugang zur Online-Befragung. Diese können ausgedruckt und verteilt werden. Alternativ können Sie Personen auch per E-Mail zur Teilnahme an der Befragung einladen. Diese erhalten nach dem Anlegen der Befragung eine E-Mail mit der Einladung zu Ihrer Befragung und die benötigte TAN. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zur Erstellung einer Gruppen-TAN, um den Zugang niederschwellig anzubieten. Es besteht jeweils die Möglichkeit über einen QR-Code oder einen Link (Zahlen-Buchstabencode) zur Befragung zu gelangen.

Die genutzten E- Mail-Adressen werden nach Beendigung der Befragung im Portal gelöscht.

4. Durchführung der Online-Befragung

Teilen Sie an jede Person eine TAN der entsprechenden Liste (je nach Gruppenzugehörigkeit) für den persönlichen Zugang zur Online-Befragung aus.

Wenn Sie einzelne Gruppen per E-Mail zur Befragung eingeladen haben, können die Teilnehmenden direkt durch Klick auf den mitgeteilten Link an der Befragung teilnehmen.

Im Menüpunkt "Laufende Befragungen" des Schulkontos können Sie den aktuellen Stand der Beteiligung einsehen, bei Bedarf weitere TANs generieren oder auch Erinnerungen versenden, die per E-Mail automatisch an alle Personen gesandt werden, die sich bisher nicht an der Befragung beteiligt haben. Es ist für niemanden möglich zu sehen, welche Personen sich beteiligt haben und welche nicht.

5. Auswertung

Nachdem möglichst alle eingeladenen Personen den Fragebogen online ausgefüllt haben, loggen Sie sich erneut mit der Dienststellen E-Mail-Adresse und dem Schulpasswort in den geschützten Bereich ein. Unter dem Stichwort "Laufende Befragungen" können Sie einsehen, wie viele Personen sich aktuell an der Befragung beteiligt haben. Durch einen Klick auf dem entsprechenden Button können Sie die Befragung nun beenden. Die Ergebnisauswertung wird nun automatisch erstellt (als PDF- und EXCEL-Datei) und ist im Menüpunkt „Ergebnisse“ abrufbar.

Um die Ergebnisse anschließend für den Schulentwicklungsprozess nutzen zu können, ist ein Auswertungsgespräch mit den befragten Personengruppen ein wesentlicher Bestandteil des Evaluationsprozesses. Innerhalb dieser Auswertung können Sie beispielsweise Gründe für festgestellte Wahrnehmungsunterschiede diskutieren, überraschende Ergebnisse thematisieren und weitere Meinungen anhand von konkreten Beispielen einholen.

6. Ergebnisbericht zur durchgeführten Befragung

Nach der Durchführung einer Schulbefragung erhalten Sie einen umfangreichen Ergebnisbericht. Die bedeutendsten Bestandteile des Berichts unterteilen sich folgendermaßen:

  1. Der schulinterne Vergleichsbericht enthält ausschließlich Ergebnisse aus Ihrer Schule und dient zur Identifikation der Wahrnehmungen aller befragten Personengruppen. Er vergleicht deren Perspektiven mit Hilfe von Balkendiagrammen und Übersichtstabellen.
  2. Der schulübergreifende Vergleichsbericht bietet zusätzlich zu den Daten aus Ihrer Schule einen Vergleich mit Ergebnissen aus anderen Schulen. Durch den Vergleich mit anderen Schulen aus Baden-Württemberg können Sie Ihre Ergebnisse in einem größeren Kontext interpretieren und gegebenenfalls relativieren. Dies erfolgt erst, wenn eine ausreichend große Datenmenge in der jeweiligen Vergleichsgruppe erreicht wurde.
  3. Detaillierte gruppenspezifische Ergebnisse eignen sich zur tiefgehenden Analyse der Ergebnisse einzelner Befragungsgruppen.

Um die Ergebnisse Ihrer Befragung effektiv für die Schulentwicklung zu nutzen, ist die Bereitstellung und Auswertung der Ergebnisse innerhalb der Schulgemeinschaft von zentraler Bedeutung. In diesem Rahmen können Sie beispielsweise Gründe für festgestellte Wahrnehmungsunterschiede diskutieren, überraschende Ergebnisse thematisieren und weitere Meinungen anhand von konkreten Beispielen einholen. Als Vorschlag für den Ablauf eines Auswertungsgesprächs können Ihnen die folgenden Punkte dienen:

  1. Laden Sie Vertreterinnen und Vertreter der befragten schulischen Gruppen zu einer gemeinsamen Auswertung der Ergebnisse ein.
  2. Sie bzw. die Schulleitung sollten sich zunächst für die ehrlichen Rückmeldungen bedanken und an die erfragten Aspekte zu Ihrer Schule erinnern.
  3. Als Einstieg präsentieren Sie die Balkendiagramme mit den Gegenüberstellungen der Wahrnehmungen und thematisieren Aspekte, die von bestimmten Befragungsgruppen besonders ausgeprägt wahrgenommen wurden. An dieser Stelle können Sie die positiven Resultate der Befragung deutlich hervorheben.
  4. Anschließend thematisieren Sie Aspekte, die von bestimmten Befragungsgruppen besonders schwach ausgeprägt wahrgenommen wurden, besonders überraschend oder unverständlich waren. Dabei sollten Sie nur ausgewählte Punkte fokussieren. Diese Aspekte werden anhand der erfragten Items näher vorgestellt.
  5. Um zukünftige Entwicklungsmaßnahmen ableiten zu können, bietet sich eine parallele Auswertung der Ergebnisse je Gruppe an, d.h. Schülervertreter*innen analysieren anhand der weiter oben dargestellten Leitfragen ihre Befragungsergebnisse; Elternvertreter*innen analysieren entsprechend die Ergebnisse der Eltern, Lehrkräfte die Ergebnisse der Lehrkräfte, usw. Ziel dieser Analyse sollte sein, pro Gruppe einige wenige Ziele zukünftiger Schulentwicklung zu bestimmen.
  6. Abschließend sollte eine von allen beteiligten Gruppen abgestimmte Liste an zukünftigen Maßnahmen der Schulentwicklung festgelegt werden.